Entreprise
Rejoignez l’équipe de la direction de l’évènementiel, de l’animation et des loisirs et la Ville de Beauvais et de son Agglomération, et contribuez à renforcer l’attractivité et le dynamisme de notre territoire.
Au sein de la direction de l’évènementiel, de l’animation et des loisirs, la Ville de Beauvais recherche une ou un Chargé d’accueil et de coordination administrative pour Assurer un accueil de qualité du public et des usagers, tout en apportant un appui administratif et organisationnel au fonctionnement du service et aux actions managériales.
Le poste s’exerce dans un cadre administratif défini, sous l’autorité hiérarchique du responsable de service. L’agent intervient en appui opérationnel et organisationnel, sans responsabilité d’encadrement ni de décision.
Poste
Missions principales
Accueil du public et relation usagers :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Information, orientation et accompagnement des usagers
- Gestion des demandes courantes et traitement des réclamations de premier niveau
- Transmission des informations aux services concernés
- Contribution à l’image et à la qualité de service de la structure
Secrétariat et gestion administrative courante :
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Rédaction, mise en forme et diffusion de documents
- Classement et archivage (papier et numérique)
- Saisie et mise à jour de données
- Gestion administrative simple de dossiers
Suivi administratif de dossiers, actions et projets :
- Assurer le suivi administratif de dossiers et d’actions transversales selon des procédures établies
- Mise à jour de tableaux de suivi et outils de pilotage existants
- Suivi des échéances et relances
- Appui à la rédaction de documents administratifs, notes ou supports
Support à l’organisation et aux actions managériales :
- Organisation logistique des réunions (convocations, ordres du jour, supports)
- Collecte et analyse de données nécessaires au suivi de l’activité
- Rédaction et diffusion de comptes rendus
- Suivi des décisions prises
- Mise à jour des plannings d’équipe et outils de suivi
Communication interne et fonctionnement collectif :
- Diffusion d’informations internes
- Mise en forme de procédures et consignes
- Préparation de supports pour réunions et temps collectifs
Conditions de travail
- 35 heures hebdomadaires
Rémunération et action sociale
- Participation à la mutuelle labellisée, carte titres restaurant après 3 mois d’ancienneté, aide à la mobilité douce.
Profil
- Formation ou expérience en accueil, secrétariat ou gestion administrative
- Expérience souhaitée sur un poste polyvalent avec relation au public
- Capacité à travailler en autonomie dans un cadre défini
- Aisance relationnelle confirmée avec le public
- Sens de l’organisation, rigueur et discrétion professionnelle
- Sens du service public et de la relation usagers
- Aisance relationnelle, diplomatie, écoute
- Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle
- Autonomie dans l’organisation du travail
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité
- Adaptabilité et réactivité
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)
- Organisation, gestion des priorités et respect des délais